Por obrigação legal, toda empresa deve manter organizados arquivos com sua documentação de caráter fiscal ou comprobatório. Muitas vezes, por falta de políticas de gestão de documentos, é para esses arquivos gerais, “inativos” ou “mortos” que boa parte da documentação com valor histórico também é destinada – ou esquecida. Isso quando não permanece em arquivos setoriais, nas gavetas, armários de cada gestor ou simplesmente é descartada nos momentos de housekeeping… E não se trata só do que está em papel ou em mídias. Arquivos eletrônicos também podem ficar “perdidos” em inúmeras “gavetas” virtuais ou escondidos em bancos de dados sem padrão de inclusão das informações.

Quando o conceito de memória empresarial começou a se disseminar no Brasil, conforme eram abertos os arquivos das organizações, físicos ou virtuais, constatou-se que eles reuniam muito mais do que relíquias e curiosidades. Para além da mera checagem de fatos e datas de relevância, as informações que guardavam podiam refletir a construção do “fazer” na organização, a consolidação dos valores e da cultura institucional, da imagem de marcas e ainda a própria evolução do know-how técnico e administrativo.